Digitalizacija pravniških spisov

Globalizacija pravniških storitev, na katero sem opozoril v prejšnjem blogu, je seveda možna samo v dobi razvitih informacijsko komunikacijskih tehnologij. Prenos zadeve (spisa) iz Londona v Los Angeles pač ne more potekati v fizični obliki, tako da bi dokumente ali njihove fotokopije shranjevali v kuverte ter jih pošiljali preko poštnih letal (ali celo ladij…) svoji sestrski družbi v nadaljnjo obdelavo. Danes je dokumente pač potrebno digitalizirati in potem so lahko v nekaj sekundah na kateremkoli delu planeta…

Začelo se je (pred kakšnim desetletjem) tako, da so odvetniki (napredni seveda) skenirali posamične dokumente in njihovo elektronsko verzijo (»sliko«) shranili v svojem računalniku, zaradi kakšnega konkretnega razloga.

Ko so začeli pri svojem delu uporabljati računalnike, so sicer končno verzijo besedila natisnili na varni (hic!) papir, vse več tako nastalih datotek pa so tudi hranili po razno raznih direktorijih v digitalni obliki. Pojavljati so se začeli tudi že programi za pisarniško in tudi posebej pravniško poslovanje.

Internet je omogočil zelo hitro, elegantno in poceni izmenjavo dokumentov, tako da je bilo vse več pogodb (posebno v fazi osnutkov) izmenjano s kolegi pravniki, pojavila pa se je tudi želja in potreba, da bi se lahko vloge elektronsko oddajale tudi uradno na upravne in pravosodne organe.
Z razvojem elektronskega podpisa (v raznih variantah) ter modernizacijo velikih državnih sistemov je v nekaterih državah postalo možno že uradno vlaganje v elektronski obliki in v tem trenutku smo se znašli na sredini razvoja: ko je (lahko) nekaj dokumentov že izključno in samo v digitalni obliki, nekaj pa v papirnati (veliko pa tudi v obeh).

Danes pa že lahko slutimo naslednjo, tretjo fazo – ko bo večina dokumentov (ali celo vsi) nekega spisa v digitalni obliki. (Pred tem se bodo morali še bolj razviti e-Notarji, s pomočjo katerih bo možno zagotavljati in dokazovati avtentičnost dokumentov). S tem je (bo) dosežena tudi potrebna hitra in cenena mobilnost za uporabo pri globalizacijskih pravniških storitvah.

Tako kot ima vsaka novost svoje dobre in slabe strani, to velja tudi za digitalizacijo pravniških dokumentov in (vse več tudi) spisov. Največji in najnaprednejši uporabniki pač vse bolj spoznavajo, da so prednosti večje od slabosti. In tako prihaja celo do tega, da se v digitalno obliko spravljajo dokumenti (in tudi drugi predmeti -!!- zakaj pa ne, saj imamo multimedijske možnosti…), ki so doslej obstajali SAMO v fizični obliki, veliko tako skeniranega papirja pa se nato uniči in ohrani SAMO njegove digitalne informacije (te besede nisem uporabil naključno, saj urejen in na pametnem mestu shranjen podatek resnično postane več vredna informacija).

Družba DuPont, ki se mora ukvarjati tudi s tisoči zahtevkov iz naslova proizvajalčeve odgovornosti, se je tako lotila projekta, v katerem bo eliminirala 200.000 škatel papirja (v vsaki pa je povprečno po 2.500 listov!). Pri tem ji pomaga filipinska družba »OfficeTiger«, katere (pri)pravniki pregledujejo, fotokopirajo in skenirajo dokumente (v ameriškem skladišču), jih nato pošljejo v Manilo, tam pa njihovi kolegi obdelajo, shranijo, povežejo, označijo, izločijo, poudarijo itd.

Lahko si predstavljamo, da najvažnejši (ameriški) odvetniki kasneje dobijo vse relevantne informacije ter njihove kombinacije, servirane le in samo v digitalni obliki in da sta računalnik ter internet postala nekaj povsem nepogrešljivega v pravniškem poslu.

Vir, 7. 10. 2006